Verhinderungspflege beantragen: Ersatzpflege, Dauer und Abrechnung

Seit dem 1. Juli 2025 teilen sich Verhinderungspflege und Kurzzeitpflege einen gemeinsamen Topf, den Gemeinsamen Jahresbetrag nach § 42a SGB XI. Damit entfallen die getrennten Budgets und die früheren Übertragungsregeln zwischen beiden Leistungen. Ein großer Teil der Ratgeber im Netz beschreibt noch den alten Stand; die Kurzzeitpflege und die Verhinderungspflege lassen sich heute frei aus demselben Betrag kombinieren.

Wie Sie Verhinderungspflege beantragen

Der Weg ist kürzer, als viele erwarten, weil das Gesetz keine Genehmigung im Voraus verlangt.

1. Ersatzpflege organisieren. Eine vorherige Antragstellung vor Durchführung der Ersatzpflege ist nicht erforderlich (§ 39 Abs. 1 Satz 2 SGB XI). Sie dürfen die Vertretung also zuerst regeln.
2. Vorher den Stand des Budgets erfragen. Rufen Sie trotzdem bei der Pflegekasse an und lassen Sie sich sagen, wie viel vom Gemeinsamen Jahresbetrag in diesem Kalenderjahr noch frei ist. Das erspart die Überraschung, dass eine bereits gebuchte Vertretung nur teilweise erstattet wird.
3. Kosten belegen lassen. Sammeln Sie Rechnungen oder Quittungen mit Datum, Umfang und Art der Leistung. Ohne Nachweis der Kosten gibt es keine Übernahme.
4. Erstattung beantragen. Der Antrag auf Erstattung muss bis zum Ablauf des Kalenderjahres gestellt werden, das auf die jeweilige Durchführung der Ersatzpflege folgt (§ 39 Abs. 1 Satz 2 SGB XI). Für eine Ersatzpflege im Jahr 2026 haben Sie also bis zum 31. Dezember 2027 Zeit.

Voraussetzung ist, dass eine Pflegeperson eine pflegebedürftige Person mit mindestens Pflegegrad 2 in deren häuslicher Umgebung pflegt und wegen Erholungsurlaubs, Krankheit oder aus anderen Gründen an der Pflege gehindert ist (§ 39 Abs. 1 Satz 1 SGB XI). Eine Vorpflegezeit verlangt das Gesetz nicht mehr. „Aus anderen Gründen“ ist bewusst weit gefasst und deckt auch Termine, eigene Erschöpfung oder eine Auszeit ab; ob die Ersatzpflege im Einzelfall notwendig war, prüft die Pflegekasse.

Wer die Ersatzpflege übernehmen darf

Übernehmen darf sie grundsätzlich jede Person, vom ambulanten Pflegedienst über eine Nachbarin bis zur Tochter. Für die Höhe der Kostenübernahme unterscheidet das Gesetz aber drei Fälle:

Verwandt bis zum zweiten Grad sind Eltern und Kinder (erster Grad) sowie Großeltern, Enkel und Geschwister (zweiter Grad); verschwägert bis zum zweiten Grad sind die entsprechenden Angehörigen des Ehe- oder Lebenspartners, also etwa Schwiegereltern und Schwägerin oder Schwager (§§ 1589, 1590 BGB).

Im dritten Fall bleibt es nicht zwingend bei dem gedeckelten Betrag: Auf Nachweis können notwendige Aufwendungen, die der Ersatzpflegeperson im Zusammenhang mit der Ersatzpflege entstanden sind, auch darüber hinaus übernommen werden (§ 39 Abs. 3 Satz 3 SGB XI). Gemeint sind etwa Fahrtkosten oder ein Verdienstausfall. Beides zusammen darf im Kalenderjahr den Gemeinsamen Jahresbetrag nicht übersteigen (§ 39 Abs. 3 Satz 4 SGB XI). Heben Sie solche Belege deshalb getrennt von der eigentlichen Abrechnung auf.

Wie viel die Pflegekasse zahlt

Stand: 08/2026 (§ 42a Abs. 1, § 39 Abs. 3, § 37 Abs. 1 SGB XI)

Die Beträge in den unteren vier Zeilen sind das doppelte monatliche Pflegegeld des jeweiligen Pflegegrades, weil das Gesetz auf das Pflegegeld „für bis zu zwei Monate“ verweist. Sie sind Höchstbeträge, keine Pauschalen: Erstattet wird, was tatsächlich angefallen und belegt ist.

Was in dieser Zeit mit dem Pflegegeld geschieht

Wenn Sie Pflegegeld beziehen, läuft es während der Verhinderungspflege zur Hälfte weiter. Die Hälfte des bisher bezogenen Pflegegeldes wird während einer Kurzzeitpflege und während einer Verhinderungspflege jeweils für bis zu acht Wochen je Kalenderjahr fortgewährt (§ 37 Abs. 2 Satz 2 SGB XI). Bei einer Kombinationsleistung aus Geld- und Sachleistung gilt das anteilig; wie das Verhältnis funktioniert, steht in Pflegegeld oder Pflegesachleistung.

Verhinderungspflege, Kurzzeitpflege und Entlastungsbetrag auseinanderhalten

Diese drei Leistungen werden im Netz regelmäßig vermischt. Sie funktionieren unterschiedlich:

• Verhinderungspflege (§ 39 SGB XI) ersetzt eine ausgefallene Pflegeperson zu Hause.
• Kurzzeitpflege (§ 42 SGB XI) ist die vorübergehende Aufnahme in einer vollstationären Einrichtung. Beide teilen sich den Gemeinsamen Jahresbetrag: Was Sie für das eine ausgeben, steht für das andere im selben Kalenderjahr nicht mehr zur Verfügung (§ 42a Abs. 1 SGB XI).
• Entlastungsbetrag (§ 45b SGB XI) ist ein eigener Topf von bis zu 131 Euro monatlich für qualitätsgesicherte Entlastungsangebote. Er setzt keine verhinderte Pflegeperson voraus und wird auf den Gemeinsamen Jahresbetrag nicht angerechnet.

Beide Töpfe schließen sich nicht aus. Werden für Tages- oder Nachtpflege, Kurzzeitpflege, einen ambulanten Pflegedienst oder ein anerkanntes Angebot zur Unterstützung im Alltag Mittel im Rahmen der Verhinderungspflege eingesetzt, erfolgt die Erstattung aus dem Entlastungsbetrag auch in diesem Fall (§ 45b Abs. 1 Satz 4 SGB XI). Wofür der Entlastungsbetrag im Einzelnen einsetzbar ist, steht im Entlastungsbetrag der Pflegekasse.

Ein Sonderfall betrifft Menschen, die in Räumlichkeiten im Sinne des § 71 Abs. 4 SGB XI leben, also etwa in besonderen Wohnformen der Eingliederungshilfe: Dort ruhen Leistungen bei häuslicher Pflege sonst, für die Verhinderungspflege gilt diese Sperre ausdrücklich nicht (§ 39 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 2, § 34 Abs. 2 Satz 1 SGB XI).

Was Sie für die Abrechnung brauchen

Wenn eine Pflegeeinrichtung die Ersatzpflege erbringt, hilft Ihnen das Gesetz beim Überblick. Die Einrichtung muss der Pflegekasse die Leistungserbringung und deren Umfang spätestens bis zum Ende des auf den Monat der Leistungserbringung folgenden Kalendermonats anzeigen (§ 42a Abs. 2 Satz 1 SGB XI). Und sie muss Ihnen im Anschluss unverzüglich eine schriftliche Übersicht über die angefallenen Aufwendungen übermitteln, auf der deutlich erkennbar ausgewiesen ist, welcher Betrag davon über den Gemeinsamen Jahresbetrag abgerechnet werden soll (§ 42a Abs. 3 Satz 1 SGB XI). Mit Ihrer Zustimmung darf das auch in Textform geschehen.

Diese Übersicht ist Ihr wichtigstes Dokument, wenn Sie im Laufe des Jahres wissen wollen, wie viel vom Betrag noch übrig ist. Bei privat organisierter Ersatzpflege übernehmen Sie diese Buchführung selbst: Notieren Sie Datum, Umfang und vereinbarte Vergütung jedes Einsatzes.

Welche Kombination aus Verhinderungspflege, Kurzzeitpflege und Entlastungsbetrag in Ihrer Situation trägt, hängt vom Bedarf und vom Angebot vor Ort ab. Wir prüfen mit Ihnen gern, welche Leistungen in Frage kommen.

Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung. Wenn Sie unsicher sind, welche Leistungen in Ihrer Situation in Frage kommen, prüfen wir das gern gemeinsam mit Ihnen.